Das PDF-Format spielt für die Bereitstellung von Dokumenten und Formularen im öffentlichen Sektor eine entscheidende Rolle. Diese Dokumente sind aufgrund gesetzlicher Vorgaben nach der »Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung« (BITV) so zu gestalten, dass jeder – auch ein Mensch mit Behinderung – sie nutzen und lesen kann. Die Bestimmungen der BITV basieren ausdrücklich auf den Zugänglichkeitsrichtlinien für Web-Inhalte 1.0 (Web Content Accessibility Guidelines, WCAG 1.0) der Web Accessibility Initiative (WAI) vom 5. Mai 1999 (Anlage zur BITV vom 23. Juli 2002).

Dies fängt an bei der Erstellung von Lesezeichen und klickbaren Inhaltverzeichnissen, umfasst den korrekten Umgang mit Tags und endet nicht bei der richtigen Auszeichnung von Tabellenstrukturen.

Barrierefreie PDFs enthalten beispielsweise »unsichtbare« Zusatzinformationen (Tags), die es Vorleseprogrammen (so genannten Screenreadern) ermöglichen, die Texte in gesprochene Sprache umzuwandeln und dabei so präzise wie möglich der Lesestruktur zu folgen. Solche Metadaten entstehen leider nicht von alleine, sondern müssen vom Datenersteller »eingebaut« werden. Das geht bei richtig angelegten Dateien zum Teil automatisch schon bei der PDF-Erstellung, zum Teil muss aber auch in Acrobat nachgearbeitet werden.